Iedereen kent het gevoel: je to-do lijst groeit, maar de dag lijkt te kort om alles af te krijgen. Het geheim ligt vaak niet in harder werken, maar in slimmer plannen. Door je werkdag slim in te delen, werk je gefocust en houd je tijd over voor andere dingen. In dit artikel lees je over de populairste technieken om structuur aan te brengen, waaronder time blocking, deep work en batching. Daarnaast krijg je praktische werkdag structureren tips die je meteen kunt toepassen.
Een goed begin is het halve werk. Voor je start, neem even de tijd om te bepalen wat de belangrijkste taken zijn. Schrijf ze op en maak een realistische planning. Veel mensen beginnen hun dag met e-mail of kleine klusjes, maar vaak raak je daardoor afgeleid. Als je de grote lijnen eerst op papier hebt, weet je precies waar je focus moet liggen.
Een handige tip is om je planning niet te vol te stoppen. Laat ruimte vrij voor onverwachte taken of korte pauzes. Zo houd je grip zonder dat je planning meteen in elkaar stort zodra er iets onverwachts gebeurt.
Time blocking is een methode waarbij je je dag opdeelt in tijdsblokken. In elk blok werk je aan één taak of een groepje taken. Het idee is simpel: in plaats van constant te schakelen tussen e-mails, vergaderingen en projecten, reserveer je vaste momenten.
Bijvoorbeeld: van 9:00 tot 11:00 werk je aan een rapport, van 11:00 tot 12:00 beantwoord je e-mails, en na de lunch plan je een blok voor creatieve taken. Door je agenda zo in te delen, verminder je afleiding en verhoog je je productiviteit.
Het mooie aan time blocking is dat je het helemaal kunt aanpassen aan je eigen werkstijl. Ben je ’s ochtends scherper? Plan dan de moeilijke taken in de ochtend.
Deep work is een term die populair werd door schrijver Cal Newport. Het gaat om werken met volle concentratie aan één belangrijke taak, zonder onderbrekingen. Dit betekent dus: geen telefoonmeldingen, geen social media en liefst ook geen mail.
Veel mensen ervaren dat ze in een deep work-sessie meer gedaan krijgen dan in een hele dag vol onderbrekingen. Het vergt discipline om die focus vast te houden, maar het resultaat is vaak indrukwekkend.
Een praktische manier om te starten: blokkeer elke dag een vast moment van 60 tot 90 minuten waarin je ongestoord aan je belangrijkste taak werkt. Zet je notificaties uit en zorg dat collega’s weten dat je even niet beschikbaar bent.
Een andere populaire methode is batching. Hierbij bundel je soortgelijke taken en doe je ze achter elkaar. Denk aan het beantwoorden van e-mails, het plannen van afspraken of het verwerken van administratie.
In plaats van telkens tussendoor mailtjes te lezen of kleine taken af te vinken, maak je vaste momenten waarop je dit doet. Zo bespaar je energie, omdat je niet steeds hoeft te schakelen tussen verschillende soorten werk.
Batching werkt vooral goed bij repetitieve of kleinere klussen. Je zult merken dat je veel sneller klaar bent als je ze in één keer afhandelt.Tip: lees ook kalendergewoontes van succesvolle mensen
Als je dit resultaat opslaat, kun je het later terugvinden in je account.